GTD: Организация дел. Сбор информации

Каждый день нас окружает неимоверное количество задач, дел, и прочего. Это часто вызывает стресс. Для борьбы с этим необходимо разработать систему, которая поможет поддерживать все в порядке и избавит от стресса.

Обозревая статьи по книге «Getting things done», я уже описывал кратко основные приемы и принципы организации дел. Сейчас поговорим о более конкретных способах управления делами.

Для начала стоит отметить, что разработать систему это только половина пути, вторая половина – следовать этой системе, причем не пропускаю ни одной фазы. Сам Дэвид предлагает пять фаз управления:

1. Сбор
2. Прояснени
3. Сортировка
4. Обзор
5. Действие.

Отсутствие одной из фаз может вызвать дисбаланс всей системы. Вначале мы собираем(1) все «разное», потом пытаемся прояснить(2), что это за дела и как с ними справится, далее сортируем(3) результаты второй фазы, а затем время от времени, когда это необходимо, просматриваем(4) полученные данные, для действия(5), другими словами, четвертая фаза – напоминания о том, что нам надо делать и когда.

Знания, которые мы считаем знаниями, на самом деле оказываются действиями. То, что мы сейчас подразумеваем под знаниями — это информация в действии, информация, направленная на результат.
— Питер Ф. Друкер

Каждое звено должно быть связано с другим, четко стандартизовано, и выполнено в ходе организации дел. Только так можно увидеть результат. Чтобы сама организация дел не была в тягость, и не превратилась в такую же проблему, как большое количество дел, важно заниматься каждой фазой не в одно время, а подбирать наиболее удобное. Например, сейчас только сбор, а в другой раз найти время для прояснения, а не все за один раз. Под словом «стандартизовано» имеется ввиду набор инструментов, который Вы используете для каждого звена, то есть для выполнения любого из шагов, выше описанных, стоит подобрать удобные инструменты и методики. Далее в книге есть много разных предложений по каждому из звеньев, для начала поговорим о сборе.

Для начала собираем все дела и задачи, которые вспомним, а в первую очередь так называемые «хвосты», это все дела, которые важно сделать или уже наполовину сделаны, а также те, которые уже сделаны, но еще не отмечены ярлыком «выполнено», например курсовая работа, которую не отправили на рецензию, хоть она уже и написана. Все записывать, куда угодно, только не держать это в голове!

Для сбора информации можно использовать лотки, записные книги, диктофоны, электронную почту, смартфоны, планшеты и прочее. Все это можно использовать одновременно, даже рекомендуется иметь несколько мест для сбора, важно, чтобы они были вам доступны и удобны.

Однако, для успеха фаза сбора должна соответствовать таким требованиям:

1. Информация легко и быстро покидает вашу голову и сохраняется на носителе, доступном вам.
2. Должно быть несколько хранилищ информации.
3. Эти хранилища важно регулярно пересматривать и опустошать.

Эти инструменты для сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля. Не практикуйте записывание одних дел на носитель, а других на память своего мозга, все записывайте на носитель, пользуйтесь инструментами.  Держите их при себе, и не важно, где вы находитесь, вы всегда сможете занести в ваш список потенциально полезную идею — сделайте ваши инструменты такими же необходимыми вам, как зубная щетка, водительские права или очки.

Количество хранилищ должно быть таким, чтоб вам было удобно их пересматривать. В конце концов, они не должны превратиться в мусорник. Почему хранилищ должно быть несколько? Потому что всегда с собой носить все списки вы не сможете, поэтому в одном месте, в офисе, вы используете один инструмент сбора, в транспорте – другой, дома – третий. Хорошая идея может прийти в любое время и в любом месте, не желательно ее упускать! Хочется отметить, что собирать можно не только дела, а также просто  информацию, которая может помочь в каких-то делах, такая информация, если ее не записать, может стать «дырой».

Гениальные люди наиболее активны при выполнении самой мелкой работы.
— Леонар

Следующий фактор успеха – опустошение «корзины». Это не значит, что корзина опустошается когда дела уже выполнены, нет, имеется ввиду, что после сбора надо выделить время, чтоб разобраться с тем, что мы имеем, что с этим можно сделать, для чего у нас есть эта заметка, к какому делу ее можно применить, какие дела сделаем сразу, какие позже и так далее. Таким образом, корзина не превратится в свалку, от которой мало пользы. Позднее рассмотрю советы по второй фазе – «прояснение», или как опустошать корзины, минуя необходимость выполнить работу прямо сейчас.

GTD: Принятие решений

Нет никакого смысла думать одну и ту же мысль дважды. Если только вам не доставляет удовольствие сам процесс.

Наша жизнь перегружена информацией и задачами. Ранее мы говорили о том, как можно это все немного упростить. Теперь есть еще одна область планирования – это принятие решений.

Когда мы стоим перед выбором, на наше окончательное решение влияет, обычно, ряд аргументов. Не стоит растягивать удовольствие и раздумывать над ними каждый раз, лучше для таких задач выделить время, сами вопросы и имеющуюся информацию записать куда-нибудь, поставить напоминание, и при первой же возможности хорошо обдумать. Затем не возвращаться к этому вопросу снова, зачем тратить свою творческую энергию и свое время на то, что вы уже сделали? Тем более, подделать процесс обдумывания будет практически невозможно, так как ваше сознание все равно будет переключаться на текущие задачи, которые находятся в подвешенном состоянии у вас в голове. Таким подходом можно просто взорвать себе мозг!

Непросто вести войну с тем, у кого аванпост в вашей голове.
— Салли Кемптон

Действительно серьезная проблема заключается в том, что ваше сознание не перестает напоминать вам о делах тогда, когда вы все равно ничего не можете с этим поделать. Поэтому задачу, которую вы ставите себе, нужно сделать прямо сейчас. Строго говоря, как только у вас в памяти появляются 2 задачи, то это уже ваша личная ошибка — вы же не можете выполнить их обе одновременно. Это порождает фактор всепроникающего стресса и никак от его не избавиться. Но многие люди так долго пребывали в этом состоянии, что оно стало для них нормой. Оно постоянно, как сила притяжения, те, кто подвержены такому стрессу, даже не подозревают о нем. Единственная возможность узнать, какому сильному давлению они были подвержены — это избавиться от него и почувствовать себя совсем иначе.

"Вертикальное и горизонтальное" планирование

Итак, мы уже говорили о том, чем отличается подход GTD от классического тайм-менеджмента. Теперь поговорим о том, какие виды планирования рассматривает автор книги «Как привести дела в порядок».

Дэвид Аллен выделяет «вертикальное» и «горизонтальное» планирование. Оба эти виды взаимосвязаны.

«Горизонтальное планирование» Дэвид объясняет на примере сканера или радара. Представим, что наше внимание, наш мозг это сканер, который внимательно исследует окружающее пространство, замечает предметы, проблемы и вопросы, которые надо обсудить, все это попадает в наши списки дел, становясь неотъемлемой частью работы. Таким образом, «горизонтальное планирование» включает в себя систему дел и задач, с которыми мы сталкиваемся ежедневно. Однако такие дела и задачи, они составляют скорее раздел «разное», чем напрямую связаны с нашими основными задачами, но все равно требуют внимания. Для того, чтобы этот этап планирования не вызывал проблем и стрессовых ситуаций, автор книги рекомендует держать такие дела, во-первых, не в голове, а на любом удобном носителе, а во-вторых, держать их в виде цепочки, то есть, после каждого выполненного дела, вы четко знаете, что делать дальше.

Как правило то, что вы напридумывали, находится в ужасающей диспропорции с тем, что уже сделано.

«Вертикальное планирование» являет собой планирование в рамках конкретного проекта. Если из нашей жизни выделить отдельно какую-то структуру, которая требует планирования дел и задач, которые к ней относятся, и сложить план действий, то мы как раз перешли к «вертикальному планированию». Например, при «горизонтальном» подходе мы имеем дело с потоком ежедневных задач, а также в наше поле зрения попадаются не просто дела, а целые структуры, такие как работа, или наши проекты, которые мы ведем в данный момент.  Планируя день, мы можем упорядочить все так: завтрак, поехать на работу, по дороге позвонить по поводу доставки заказа, и т.д. В списке есть «работа», и когда мы перейдем к планированию именно того, что мы делаем на работе, как провести день с пользой, мы начинаем «вертикальное планирование», над этой структурой строим отдельный план.

Я уверен, что рано или поздно, в вашем проекте или в жизни наступит ситуация, когда вам придется засесть с ручкой и бумагой и составить список. Если так оно и произошло, то вот вам и точка отсчета, о которой я толкую. Однако большинство людей усаживаются за составление списка, только тогда, когда дел навалилось невпроворот и надо, в конце концов, хоть что-то сделать. Они составляют список, охватывающий только какую-то отдельную область, которая их более всего беспокоит. Если вы все же составили список, охватывающий всю картину работы или жизни целиком (а не только по самым срочным делам), то это стиль управления «черный пояс» (зона).

Ваше благополучие зависит от ваших собственных решений.  Д. Рокфеллер

Организация "снизу вверх"

Каждый день наше внимание отвлекается на разного рода дела и интересную информацию, которую хотелось бы как-то усвоить. Со временем количество таких дел становится огромным, и так уж выходит, что такие задачи и проекты попадают в списки того, что необходимо сделать, и в итоге лишь сбивают с толку, увеличивают стресс, засоряют сознание. Тем не менее, это потенциально полезный материал.

Чтобы он не мешал, и в тоже время не был утерян, следует сохранять его на каком-либо носителе с пометкой «разное». «Разное» - это интересная для вас задача, для которой, однако, вы ещё не успели определить конечный результат и последовательность выполнения. Пытаясь работать с таким материалом, результат будет только разочаровывать, вызывать стресс.

Чтобы эта информация стала полезной ее надо для себя прояснить, а также классифицировать. Все очень просто – собрать воедино и обдумать! Что-то сделать, что-то отложить на перспективу.

Проблема классического тайм-менеджмента заключается в том, что приоритетам отдается гораздо большее внимание, чем ясности действиям. Выбор конкретного действие на каждый момент времени – вот главная задача. Организация действий – вот главная цель.

Многие действия требуют всего нескольких минут, но проект движется, благодаря им! Выбрав первый шаг, надо определиться с тем, какой результат будет сигналом для следующего шага, который в свою очередь должен быть уже обдуман. Прояснение деталей с самого начала работы, а не когда проблема уже разрослась, серьезно увеличивает эффективность.

Выполнение задач редко стопорится из-за нехватки времени. Они стопорятся из-за того, что изначально задачи не были четко определены.

Подходит к проектам рекомендуется  «снизу вверх», рассматривая не дальние перспективы, а задачи на текущий период. Если уровень самоорганизации на этапе рутинных бытовых задач хромает, то какого результата можно ожидать от планирования долгосрочных целей? Концентрируясь на текущих задачах и последовательно делая все шаги, вы не отклонитесь от курса, а чувство, что вы все контролируете и успеваете, даст новые силы и творческое вдохновение.

Видения недостаточно — необходимо действие. Не достаточно просто разглядеть ступени — надо по ним подниматься.
— Вацлав Гавел

Управляйте своим разумом или он сам начнет вами управлять

В предыдущей статье шла речь о «кристально чистом сознании», но какие принципы помогают этого сознания добиться?

Первый принцип: храните все ваши дела на листке бумаги, в записном блокноте, на сайте в сети, в общем, где угодно, только не в голове!

Второй принцип заключается в том, что вы должны четко и объективно разъяснить самому себе, какого результата вы должны достичь, выполняя каждое действие.

Третий принцип – установите напоминания.

Автор GTD советует проделать следующие упражнения. Напишите на бумаге или где вам удобно, о проекте, над которым вы работаете. Это может быть любое дело, которое включает в себя больше одного действия, например «поход в ресторан», в это включается резерв столика, выбор блюд, возможно, приглашение друзей и прочее, или может какой-то более глобальный проект, не важно. Теперь опишите одним предложением, каков должен быть результат, чтобы можно было в конце сказать, что все сделано как надо. Дальше напишите, что вы можете сделать прямо сейчас, какой следующий шаг.

Всего две минуты, и уже есть более менее понятна я картина! Проблема уже стала материальной, по крайней мере, в физическом мире вещей, на бумаге. На самом же деле вы просто получили четкий вид результата и вашего следующего действия, не более того. Но что это породило? Ответ: размышление. Не так уж много. Но достаточно для того, чтоб определить вашу обязанность и ресурсы, необходимые, для её выполнения.

Думайте, как человек дела, действуйте, как человек разума.
— Генри Бергсон

Сложность здесь заключается в том, что задач как таковых нет, в сфере интеллектуального труда, их надо поставить, и четко, объективно описать результат, чтоб потом можно было оценить итоги. Описание конечного результата – это как ответ на задачу, только он относительный, и зависит от вас, обычно всегда есть из каких вариантов выбрать. Если не сделать все необходимое, то есть не обдумать чего вы хотите достичь, не спланировать следующий шаг и не поставить напоминания, то дела будут постоянно крутится в вашем сознании.

Постоянное, непродуктивное раздумывание над делами, которые следовало бы сделать — это самый прожорливый поглотитель времени и сил.

Напоминания, которые вы ставите себе, после того, как выбрали следующий шаг, помогут не переживать и не суетиться по поводу невыполненных задач. Жаль, что наше сознание напоминает нам о том, что надо сделать не заранее, а чаще наоборот – постфактум.

Управляйте разумом или он сам начнет вами управлять.

Факторы стресса и их влияние на самоорганизацию

«В жизни всему удается уделить очень мало внимания: будь то мытье окон или написание шедевра...
— Надя Буланжер»

Итак, в чем проблема современного человека, касательно организации? Непомерно большое количество дел создает фактор стресса, из-за чего каждому из необходимых дел выделяется недостаточно времени или некачественное время. Такие стрессовые ситуации создают ощущение, что ситуация выходит из под контроля, в результате продуктивность труда падает.

Бывало ли у вас ощущение, что вы владеете ситуацией и у вас все под контролем? Помните свои результаты в такие моменты? Наверняка они были высокими. Ощущение спокойствия можно назвать «кристально чистым сознанием», именно оно помогает принимать решения быстро и с легкостью, тогда и продуктивность труда высокая и уровень стресса снижается. Поэтому, одна из очень важных задач на пути к организованности – умение достигать и сохранять это самое «кристально чистое сознание».

Гребец мирового класса, Крейг Ламберт описал ощущение «кристально чистого сознания»:

"У гребцов есть свое название состояния в отсутствии всякого сопротивления: естественный ход... Вспомните детский восторг от качания на качелях во дворе: легкость движении, импульс, приходящий от самих качелей. Качели несут нас: мы не прикладываем к этому никаких усилий. Мы качаем ногами, чтобы взлететь повыше, но гравитация выполняет основную работу за нас. Мы прикладываем не так уж много усилий, основная работа выполняется сама собой. Лодка несет вас – она будто хочет двигаться быстрее. Наша задача – работать с лодкой в паре, перестать наконец останавливать её,силясь разогнаться своими силами. Будете стараться слишком сильно – это замедлит лодку. Попытки становятся стремлением, а стремление дискредитирует само себя. Social Climbers силятся стать аристократами. Но аристократы-то ничего уже не пытаются – они уже аристократы. Также и естественный ход – все происходит само собой."

Дэвид Аллен приводит пример для объяснения этого состояния: что будет, если бросить гальку в воду? Фонтана мы не дождемся, однако вода стремиться к состоянию покоя. Также, автор книги "Как привести дела в порядок" приводит пример восточных единоборств, где ключевую роль играет не сила, а скорость удара, однако напряженная рука не может достичь такой моментальной скорости, чтоб переломить кирпич или деревянный брусок.

Для того, чтобы успешно справляться со своими делами важно научится этому «чистому сознанию». Но что является причиной состояния напряженности?

Порой мы сами себе навязываем слишком много лишних дел и обязанностей, а также мы не можем держать в голове большое количество задач. Таким образом, забывая сделать что-то из списка дел, или просто не успевая сделать что-либо, наше подсознание не может успокоиться, и постоянно стремиться  напомнить о том, что мы что-то пропустили, в итоге нарастает напряжение, особенно, если мы сами уже забыли, что именно упустили из виду. А может, эта задача просто вовсе не вовремя сейчас, но мы убедили себя, что ее надо сделать, хотя в глубине души понимаем, что это не столь важно. Такую информацию, или задачу, Дэвид Аллен называет «дырой».

Все, что лежит не на месте — это «дыра», отвлекающая ваше внимание.

Соберите и рассортируйте все то, что постоянно напоминает о себе, и запланируйте, как со всем этим справиться, если хотите, чтобы ваша работа была эффективной. Несмотря на кажущуюся простоту, большинство людей не представляют, как это можно осуществить.

Практика борьбы с прокрастинацией и нелюбовью к планированию

DISCLAIMER: Отличная статья на тему борьбы с прокрастинацией, однако сразу скажу, что автор не я, а сама статья найдена на Хабре, оригинал здесь: оригинал. Также, есть еще информация по теме в нашем блоге: Методы борьбы с прокрастинацией.

Отдых тела и ума

Сон и еда

По себе заметил, если не выспался — работать хочется в несколько раз меньше. Нужно найти для себя способ высыпаться, действуя из позиции Автора.

Второй важный пункт — еда. Для работы мозга — а работа в IT суть интеллектуальный труд — нужно много хорошей еды.
Если вы выспались и сыты, то силы должны быть, если их нет, идем дальше.

Активное тело, температура в помещении

Иногда нужно размять тело. Вовсе не так просто в СССР была производственная зарядка, о которой так бодро пел Высоцкий.

Тут есть глубокий физический смысл. Когда вы приводите свои мышцы в активность, повышается их тонус, в теле изменяется обмен веществ. Организм понимает, что нужно стать бодрее — и через 10-15 минут разминки вы себя не узнаете.

Также не нужно забывать, что, как было верно написано в одной статье про сон, наша активность зависит от температуры в помещении. Если у вас зима, открыто окно и холодно, то с большой вероятностью вам будет хотеться спать, а не заниматься нужным делом.

Рабочее место

Немаловажно, чтобы рабочее место было удобным для вас. Все мы знаем, как непросто спать на чужой кровати, а особенно где-нибудь в неподходящих условиях — в самолете, электричке и так далее (хотя я научился, беруши + повязка на глаза + голову на бок на стену или окно самолета — и спишь отлично).

Про это много писали — важно, чтобы вам было комфортно и все устраивало.

Лучшее время работы

Проведите самоанализ. Посмотрите, когда вас тянет работать, а когда тянет спать. Найдите лучшее время для работы, и старайтесь работать только в него. Я работаю, как правило, ночью. Рабочий день с 13 начинается и заканчивается за полночь. Днем хорошо идет административная работа и быстрое переключение, решение задач в моменте и сразу забывание про них. Вечером и ночью — работа в потоке, программирование, планирование и декомпозиция каких-то задач, написание статей.

Психологическая подготовка

Один фокус, или прием «оно подождет»

Психологический момент. Часто мы переоцениваем важность событий, ставим себе сразу несколько дедлайнов. А не можем приступить.

Я не специалист, но похоже, когда вы о чем-то думаете, оно попадает в фоновую программу. И потом, когда вам нужно начать, фоновые программы вступают в конфликт (что-то типа dead lock), и вы не можете начать.

Если я не могу начать, то выписываю все, что все сейчас назначено. И жестко отсекаю все, что нельзя физически сделать, что может подождать.

Принцип простой, как в «Горце» — должен остаться только один.

Возможно, придется отказываться от назначенных встреч, от данных обещаний. Научитесь говорить «нет» и быть наглым, хорошо поможет книга Кэмпа «Сначала скажите нет».

После того, как останется только одно дело (группа дел), которую физически вы видите, как сделать, нужно настроиться на поток. О том, как работать в потоке, тоже есть отличная статья.

Главный принцип прокачки навыка отказываться от дел — если на следующий день все хорошо, и не случилось аврала, то ваша уверенность в умении отказываться от лишнего возрастет. Могут быть возражения или недовольство от людей, которые привыкли на вас ездить, но это нормально.

Внутренние конфликты

Иногда бывает, что активность блокируют психологические конфликты, которые тоже работают на фоне. Применяю такой прием — сажусь, пишу «что меня беспокоит», и изливаю поток мыслей — главное позволить руке самой писать. Затем разбираю список по каждому пункту, нахожу решения. После этого наступает сильное облегчение.

Самоанализ

Вообще, полезно задумываться, почему работа не идет. Есть отличная статья, как человек проанализировал себя и сделал важные выводы.

Механика переключения на дело

Отсечение лишнего для концентрации

Много полезного написано в статье, как жить с проблемами концентрации. Кстати, там в конце статьи есть ссылка про технику спонтанного планирования — если вы вообще не можете ничего заставить себя делать и ваше поведение хаотично, она может вам подойти.

Я применяю простой прием — если мне нужно сделать одно точное дело, я сначала закрываю все лишние вкладки браузера (если что-то мешает, добавляю в избранное или говорю себе, что прочту потом, ничего страшного) и открываю вкладки, связанные прямо или косвенно с предстоящим делом. Запускаю приложения — IDE, и тд.

Уже одно это позволяет легко сфокусировать внимание на деле.

Первый старт

Если я не знаю, с чего начать, начинаю с ерунды. К примеру, если нужно много программировать, я сделаю небольшой фикс и зарелижу, чтобы получить порцию эндорфинов, что уже есть маленький прогресс. Если нужно написать статью — я пишу первый абзац, и сохраняю в черновик (чтобы не пропало, и чтобы был какой-то законченный кусок).

Небольшие итерации

Если задача кажется уже неподъемной, я выбираю такой кусок, который можно сделать за сегодня. К примеру, мне нужно рассчитать зарплаты всему отделу, и сделать сразу нельзя. Выбираю 3-5 зарплат, делаю их — и уже есть часть результата.

То есть бью задачи на итерации. Обычно каждый час-два должен получаться результат. Работающий код в виде простого вывода, или отписанная одна задача из потока, или спроектированный прототипчик, к примеру.

Важно после каждого микрорезультата получать удовлетворение.

Даже если я что-то два-пять часов обдумывал, я все равно беру лист бумаги и фиксирую UML архитектуры, к примеру. Это как бы служит промежуточной реперной точкой, и тоже рассматривается как ступенька к задаче.

Умение сказать «хватит»

Иногда на вас давит внушенное себе желание сделать сегодня все до конца. Нас учат доводить до результата, до конца, и это, в общем, во многих случаях работает.

Но иногда вы начать не можете именно потому, что в вас конфликт. С одной стороны, физически ясно, что сегодня сделать нереально. С другой стороны, давит обязанность, взятая на себя — что сегодня точно доделаю.

Опять dead lock. Решить проблему помогает такой психологический трюк.
1. Если вы кому-то обещали, напишите, что сегодня все не успеете. Сохраните в черновик Gmail.
2. Поставьте себя на место заказчика. Ему нужно видеть прогресс. И, за редкими случаями, результат может подождать до следующего дня.
3. Выделите такой кусочек результата, который покажет прогресс, и который легко сделать. К примеру, добавление фильтра (или там отрисовать еще один логотип, у кого что). То, что можно сделать за полчаса-час.
4. Напишите, что сделаете этот кусочек, отправьте письмо.
5. Тем самым вы упростили себе задачу, и груз ответственности должен быть небольшим.
6. Сделайте обещанное. Если вы правильно сделали прошлые пункты, это должно быть легко. Если хватит сил — сделайте чуть больше, а иначе просто идите и отдохните (см. выше в статье).

Знайте свою capacity

Я применяю этот термин, возможно, не очень верно. Capacity — это емкость, вместимость.
Как у каждого спортсмена есть предел его возможностей, у боксера — рабочая дистанция, так и у вас есть ваш лимит и ваша рабочая зона. Вы должны экспериментальным путем познать и обрести уверенности в определенном объеме работы. Обычно я автоматически беру задачи в работу, если они правильно рассчитаны по объему. Как бы есть внутренний триггер — если в плане дохрена лишнего, работа не запускается. Как только перегруз у лифта снят — лифт поехал.

Тут поможет принцип GTD, как я его понимаю. Когда вы отобрали только одну задачу для себя на момент (со временем capacity может быть хоть 10 задач — у меня пока только одна в день, и этого хватает), нужно, чтобы она влезла в ваши способности. Поэтому сначала проработайте задачу, передохните, и потом уже берите в работу. То есть разделение проработки и выполнение — важная штука. Правда, бывают исключения (баги, к примеру, нельзя проработать — суть становится ясной после починки бага, а изначально неясно, сколько времени уйдет на устранение), но тема рабочая.

Хитрости, ноу-хау

Работа интуиции

Эту тему я вычитал у Энтони в «Секретах уверенности в себе». Идея называется «золото в вашем подвале». Не знаю как, но оно работает для меня.

Я заряжаю задачу, думаю над ней. Затем страдаю фигней несколько часов (бывает, дней). А затем просто сажусь и получаю готовое решение, оно приходит из подсознания. Возможно, это связано с тем, что во многом полагаюсь на интуицию. Знаю, есть люди, которые любят шахматы, все просчитывают в сознании, для них, наверное, идея не подойдет. Но, как говорит мой знакомый, успешный бизнесмен, интуитивная догадка — это вариант неоформленного логического утверждения, полученного в процессе размышлений, разве что полученный быстрее.

И тут важно понимать, что когда задача варится на фоновом режиме, можно не беспокоиться. Важна уверенность в своем мозге, а это достигается практикой.

Управление своими эмоциями с помощью музыки

Своими эмоциями можно управлять. Что-то есть на Психологосе (к примеру, Карусель состояний). Профессионально этому учат актеров, нужны способности. Но это могут многие — достаточно вызвать из памяти нужные воспоминания, и вот вам эмоция. Либо музыка, очень хорошо работает.

К чему про эмоции. Хорошо на рабочий лад влияет музыка. И включение нужной, рабочей музыки (по мне, особенно в темпе allegro в 2/4) может помочь. Я выработал для себя несколько мелодий, от которых кайфую, и под которые начинается работа. Причем музыка может быть разной — раньше это были AC/DC «Big Gun», сегодня третья часть концерта №2 Рахманинова для фортепьяно с оркестром.

Правильный показатель музыки — это чтобы вас торкало, и чтобы сила воздействия музыки на вас была такой, что из грустного настроения хотелось танцевать (а эту энергию уже можно направить в работу).

Фон №1. Музыка

Иногда можно как бы разделить себя. По-моему, именно это Савельев называл смещенной активностью.
Ставится такая музыка, которая играет на repeat'е много раз и не раздражает, и как бы гиптотизирует. При этом вы входите в поток и начинаете творить чудеса. В свое время я две недели спал по четыре-пять часов, доделывая диплом все остальное время (работая 7 дней), под Филипа Киркорова «Я эту жизнь тебе отдам».

Очень трудно подобрать такую мелодию, но если найдете, пользуйтесь ею только в крайних случаях. Ибо появляется толерантность организма.

Не знаю, почему музыка так влияет на эмоциональное состояние. То ли зеркальные нейроны, то что-то еще.

Фон №2. Фильм или видео

Это похоже на прошлый прием. Важен большой монитор. Вы подбираете видео, которое смотрите, а на фоне делаете работу. У меня в правом нижнем углу квадратом 500 на 500 висит плеер, и там крутится, например, Потапенко с интервью, которое мне интересно. А на фоне идет работа.

Найти такое видео еще труднее, чем подобрать песню.

Усталость

Прием взят из статьи, почему программисты работают по ночам.

Иногда я сижу допоздна, и знаю, что как только подустану, сразу пойдет. Не нужно практиковать этот прием часто, сбивается режим сна. Но иногда он бывает полезен, особенно когда нужно довести до конца. Сидишь с субботы до утра воскресенья, и вдруг под утро, уже засыпая, обретаешь желание довести до конца задачу, и кодинг начинает идти необыкновенно бодро. Заварил чайку, и доделываешь то, что не мог доделать стандартным путем.

La comedia e' finita

Вот, в общем, и все. Самое важное, о чем могу сказать — если программирование не ваше призвание (или текущий вид деятельности), то накапливаемая с годами неудовлетворенность собой непреодолима.

Важно помнить о том, что у нас у каждого есть свое призвание (ИМХО разумеется), и как в экономике верно сказано, помните об «упущенной выгоде». Ваш мозг помнит о призвании, и чем больше вы занимаетесь не своим делом, тем больше внутри зреет фоновый конфликт, который не преодолевается читами, как в этой и связанных статьях.

Желаю вам обрести счастье в своем призвании! hint: их можно параллелить, если у вас несколько талантов.

Старые грабли уже не те

Почему вопрос самоорганизации становиться актуальным? Во-первых, ответ на этот вопрос неоспоримо важен, так как именно такие навыки обуславливают успешность, о чем даже говорить не стоит долго, однако, все же я описал этот аспект в статье «Ресурсы поколения next». Во-вторых, проблема становиться просто глобальной. Кто из вас не испытывал на себе тяжесть в голове от того, что количество дел просто зашкаливает? От такого чувства силы просто иссякают, но проблемы по-прежнему требуют решений!

Беспокойство вызвано недостатком организации, подготовки и действий.
— Дэвид

В книге Дэвида Аллена, про которую я говорил в статье о GTD, приводятся методы, хитрости, трюки и прочие предложения по решению данной проблемы. Все они, по словам автора, основываются на здравом смысле, и, казалось бы, очевидны, но не всегда они могут принести пользу, так как для того, чтобы ощутить пользу, важно немного изменить некоторые привычки в принятии решений.

Все методы основываются на двух ключевых принципах, о них я писать не буду своими словами, а приведу слова автора:

     1. Собрать все дела, которые надо сделать, сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие 

         или сопутствующие — все дела в логичную систему, но только не в голове.

2. Заставить себя принять окончательные решения по поводу всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше — и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть её.

Особенность изложения состоит в том, что под словом «работа», Дэвид подразумевает любую деятельность, будь-то совещание в офисе, вспахивание поля, или обсуждение в кругу семьи чего-либо, то есть всю деятельность, таким образом, советы применимы во всех областях жизни.

Как уже я говорил, проблема глобальная, а причина в том, что жизнь усложняется, и для того, чтобы качество жизни как бы улучшить, приходиться ее усугублять положение, большинство берет на себя больше, чем может, в итоге люди путаются, сбиваются в поисках решения своих проблем.

Такое положение вещей усложняется тем, что технологии изменили подход к работе, раньше все было понятно и просто, для пшеницы есть серп, для книги – бумага и ручка/перо. Сейчас пропали эти границы, разные методы, техники и технологии изменили подход к работе, пшеницу убирают комбайны, а для книги есть множество вариантов – блог, электронные записи в сети, что угодно. Так получается, что работу можно выполнить еще эффективнее, быстрее. Развитие Интернета предоставляет изобилие информации, бери - не хочу!

Выходит, что нагрузка меняется, а значит и методы меняются. Для того, чтобы все успевать важно овладеть этими методами и научится использовать подручные средства, которые могут помочь в их реализации.

Ветра и воды всегда помогают умелым капитанам.
— Эдвард Гиббон

Количество дел растет, составив план на день, его может разбить вдребезги один короткий звонок. Сосредоточиться на приоритетах крайне сложно, хотя бы, по вышеописанной причине. В следующей статье, я продолжу обзор GTD, где рассмотрю какие необходимо произвести изменения в мышлении, чтобы быть готовым выполнить любую работу вовремя и без стрессаJ

Что такое GTD, и с чем его едят

Слышали про три веселых буквы? А может, попадались ссылки на GTD?)

GTD – аббревиатура, которая означает «getting things done», дословно с английского переводится как: «получить вещи сделанными». На самом деле, это очень популярная на данный момент методика, которую разработал Дэвид Аллен, и изложил ее в своей одноименной книге. Русский вариант книги называется: «Как привести дела в порядок».

Методика помогает повышать личную эффективность, от себя добавлю, что она помогает справляться со стрессом, а также увеличивает мотивацию.

Вот информация о книге с Википедии: "Журнал Time назвал Getting Things Done «лучшей бизнес-книгой десятилетия» метод получил положительные отзывы в The Guardian, BBC News, CNN и ряде других известных изданий".

Отличие этого метода от общепринятых методов тайм менеджмента состоит в том, что приоритетам придается гораздо меньше значения, чем таким элементам, как контроль и видение. Суть этих элементов рассмотрим позже, в другой статье. Дэвид Аллен выделяет несколько процессов, которые помогут успевать делать то, что порой, кажется немыслимо.

Первый процесс – это сбор всех дел и информации, которая засоряет наше сознание, на носители любого рода, будь то бумага или электронный файл-заметка.

Далее следует обработка, в которую включается анализ сложности задачи, если эта задача делится на другие задачи, то она попадает в категорию проектов. Задачи, которые нам на данный момент не сильно важны, попадают в категорию «когда-нибудь, может быть» и так далее.

Третий этап – организация. Распределение приоритетов. Необходимо четко определить критерии, которые покажут Вам, что задача решена, помимо этого важно четко установить время, когда задача должна быть выполнена.

Четвертый этап – обзор. После каждого действия следует ставить себе следующие задачи, а также просматривать списки задач, для того, чтобы сохранять сознание чистым.

Последний этап – действия. Решив, что и для чего надо сделать, надо брать и делать!

Помимо этого автор дает много практических советов и внятных разъяснений по каждому из этапов. В книге приводятся примеры методов для решения проблем, причины того, почему некоторые люди не могут их решить. Дэвид Аллен объясняет различные методики планирования, которые на самом деле приносят результат.

Рекомендую книгу к прочтению, а здесь, в блоге «Motivator”, с определенной периодичностью, наша команда будет публиковать обзоры инструментов, описанных в книге! Подписывайтесь на канал в Twitter’e!:)

О проекте "Motivator"

Вот прошла первая неделя существования блога, который посвящен проекту "Motivator". Что собственно все это такое, и что это будет?

Как уже можно было заметить по статьям, основная тематика это мотивация и самоорганизация. Очень подробно эти аспекты обсуждались в статье: "Ресурсы поколения next". В интернете есть много различных методик и статей подобной тематики, однако наша команда решила собрать самые, на наш взгляд, эффективные методы и реализовать их в виде онлайн-сервиса, то есть сайта в сети Интернет.

Сейчас сайт находится в стадии разработки. На первом этапе мы ставим цель создать простой и удобный ресурс, где будут собраны инструменты для тайм-менеджмента, то есть для рационального распоряжения временем. Причем как для деловых людей, так и для обычных смертных. Инструменты практически все бесплатны. Политика в этом плане: максимально доступно и, по возможности, бесплатно.

Второй этап проекта - это создание инструментов для развития и воплощения в жизнь различного рода идей более широкого плана. Сюда входят творческие идеи, например раскрутка музыкальной группы, организация выставки, вечеринки и прочее. Также помимо такого рода мероприятий есть возможность развития бизнес-проектов, стартапов и тому подобного.

Начиная с микроуровня, с уровня самоорганизации мы, по сути, переходим на второй уровень - создание платформы для идей и проектов широкого масштаба.

Этот блог создан для информирования о процессе создания сервиса, но в большей степени, для поиска людей, кто ищет доступную и легкоусвояемую информацию о методиках самоорганизации, повышения собственной мотивации. Наша команда берет на себя ответственность за написание обзоров различных интересных методик в этих областях, а также, чтоб не быть чрезмерно серьезными и сухими - приправлять все это хорошим, добротным и уместным юмором!
Рекомендуем подписаться на наш канал в twitter, ссылка ниже.

Наши контакты:
Twitter: @mtvtor

Google+:  +Dima Pol , +Alexander Grigor , +Motivator

Способы борьбы с прокрастинацией

Прокрастинация - это склонность человека откладывать важные дела на потом. И самый главный наш враг на пути к успеху :) Страшно подумать, сколько бы полезных дел мы могли бы сделать, если бы исключили бесцельный серфинг по интернету в поисках смешных котиков, переключение каналов телевизора и плевание в потолок из списка своих каждодневных занятий.

Ниже, я попробую описать несколько способов борьбы с этим состоянием. Некоторые из них я обнаружил сам, некоторые - в сети. Итак, начнем.

1. Разбивайте задачу на подзадачи

"Как вы можeте съесть кита? По кусочку, один за другим" (с). И действительно, решать задачу постепенно, по частям, гораздо удобнее, и легче психологически. Для этого можно использовать либо программные решения, либо по старинке - записывая шаги на бумагу :) По себе скажу - чем больше маленьких кусочков отмечено галочкой "выполнено" - тем больше моральное удовлетворение.

2. Меньше думайте о том как сделать задачу

Просто садитесь и делайте. Чем больше времени тратить на теоретические размышления, тем меньше вероятность того, что вы таки возьметесь и начнете. Вы найдете тысячу причин и отмазок для того, чтобы перенести дело на завтра.

3. Ставьте себе четкие временные рамки

Некоторым людям для мотивации нужен дедлайн. Четкий срок, к которому должно быть выполнено задание. Зачастую, это подстегивает взяться за задачу прямо сейчас. Опять таки, будильник и надоедливые напоминалки в помощь.

4. Найдите интересную мелочь, за которую можно зацепиться

В крупной задаче, которую очень не хочется решать "наскоком" всегда можно найти какую то  деталь, которая может вас заинтересовать. Поищите ее, и сосредоточьтесь на ее решении. Главное - попасть в "струю" и дальнейшие подзадачи вы будете выполнять уже по накатанной. Этот метод в комбинации с первым я использую чаще всего. 

Спите наяву, составляйте "пазлы".

У вас есть мечта? Вы помните, о чем мечтали в детстве? Скорее всего, сейчас вы уже перестали о ней думать, мечта стала далекой и чужой… Интересно, что на английском языке мечта будет – “a dream”, это слово еще имеет другое значение – «сон». Сны нереальны, хоть и могут быть очень реалистичными, но с мечтой дела обстоят по-другому!

Как вы думаете, если вы сейчас расскажете о своей мечте публично, какую реакцию вы встретите? Наверное, услышите что-то вроде: «Мечтать не вредно», или «Помечтал? Иди работай!». Как-то с возрастом мы перестаем мечтать… и лишь видим сны.

Со временем можно перестать не только мечтать, но и вообще ставить цели и развиваться! А это по сути процесс обратный. Это все равно что идти вверх по эскалатору, который движется вниз. Если не идти вверх, то и на достигнутом уровне остаться невозможно! Конечно, мечтатели все чаще представляются в виде бесполезных романтиков, над ними смеются. Значит ли это, что мечтать глупо?

Подумайте, что такое положительные эмоции или даже чувства? Что вы ощущаете в себе, когда эти чувства или эмоции одолевают вами? Я попробую угадать – энергию? Силу?

Да, это именно энергия! Чем больше позитивных эмоций – тем больше энергии! Скажите, а что вы чувствуете, когда искренне мечтаете, какие эмоции внутри вас кипят?..

Мечта радует, бодрит, она дает силы! И тем не менее, одних мыслей мало!

Думаю, вряд ли кто спорить будет, что надо составить план, распределить цели и задачи и шаг за шагом их выполнять!

Чтобы не останавливаться - необходимо снова вспоминать о мотиве,о том, ради чего все это делается; мечтать, настолько реально, насколько возможно – «спать наяву».,не допуская сомнений и не замечая препятствий. Мысли в вашей голове должны рождать образы, которые вы сможете «видеть» даже с открытыми глазами, то есть – визуализировать свою мечту!

Поверьте, что для достижения любой, даже колоссальной цели достаточно начать делать маленькие шаги, но не останавливаться на достигнутом. Не забывайте про эскалатор!

Вы собирали пазлы? А пробовали вы трясти коробку так долго, чтоб картинка сама собралась? Получалось? Если да, то смело звоните в «Книгу рекордов Гинесса»!Уверен, что для сбора пазлов вы садились и, начиная с маленьких двух кусочков, собирали по частям всю картину. Что мешает вам «нарисовать» картину своей мечты, «разрезать» ее на маленькие цели, и потом шаг за шагом «собирать» результаты своих достижений в картину своей мечты?!

Забудьте о снах, живите реальностью, и если видите мечту во снах, то спите наяву! Если хотите собрать ее в единое целое – начните с двух маленьких кусочков.