GTD: Организация дел. Сбор информации

Каждый день нас окружает неимоверное количество задач, дел, и прочего. Это часто вызывает стресс. Для борьбы с этим необходимо разработать систему, которая поможет поддерживать все в порядке и избавит от стресса.

Обозревая статьи по книге «Getting things done», я уже описывал кратко основные приемы и принципы организации дел. Сейчас поговорим о более конкретных способах управления делами.

Для начала стоит отметить, что разработать систему это только половина пути, вторая половина – следовать этой системе, причем не пропускаю ни одной фазы. Сам Дэвид предлагает пять фаз управления:

1. Сбор
2. Прояснени
3. Сортировка
4. Обзор
5. Действие.

Отсутствие одной из фаз может вызвать дисбаланс всей системы. Вначале мы собираем(1) все «разное», потом пытаемся прояснить(2), что это за дела и как с ними справится, далее сортируем(3) результаты второй фазы, а затем время от времени, когда это необходимо, просматриваем(4) полученные данные, для действия(5), другими словами, четвертая фаза – напоминания о том, что нам надо делать и когда.

Знания, которые мы считаем знаниями, на самом деле оказываются действиями. То, что мы сейчас подразумеваем под знаниями — это информация в действии, информация, направленная на результат.
— Питер Ф. Друкер

Каждое звено должно быть связано с другим, четко стандартизовано, и выполнено в ходе организации дел. Только так можно увидеть результат. Чтобы сама организация дел не была в тягость, и не превратилась в такую же проблему, как большое количество дел, важно заниматься каждой фазой не в одно время, а подбирать наиболее удобное. Например, сейчас только сбор, а в другой раз найти время для прояснения, а не все за один раз. Под словом «стандартизовано» имеется ввиду набор инструментов, который Вы используете для каждого звена, то есть для выполнения любого из шагов, выше описанных, стоит подобрать удобные инструменты и методики. Далее в книге есть много разных предложений по каждому из звеньев, для начала поговорим о сборе.

Для начала собираем все дела и задачи, которые вспомним, а в первую очередь так называемые «хвосты», это все дела, которые важно сделать или уже наполовину сделаны, а также те, которые уже сделаны, но еще не отмечены ярлыком «выполнено», например курсовая работа, которую не отправили на рецензию, хоть она уже и написана. Все записывать, куда угодно, только не держать это в голове!

Для сбора информации можно использовать лотки, записные книги, диктофоны, электронную почту, смартфоны, планшеты и прочее. Все это можно использовать одновременно, даже рекомендуется иметь несколько мест для сбора, важно, чтобы они были вам доступны и удобны.

Однако, для успеха фаза сбора должна соответствовать таким требованиям:

1. Информация легко и быстро покидает вашу голову и сохраняется на носителе, доступном вам.
2. Должно быть несколько хранилищ информации.
3. Эти хранилища важно регулярно пересматривать и опустошать.

Эти инструменты для сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля. Не практикуйте записывание одних дел на носитель, а других на память своего мозга, все записывайте на носитель, пользуйтесь инструментами.  Держите их при себе, и не важно, где вы находитесь, вы всегда сможете занести в ваш список потенциально полезную идею — сделайте ваши инструменты такими же необходимыми вам, как зубная щетка, водительские права или очки.

Количество хранилищ должно быть таким, чтоб вам было удобно их пересматривать. В конце концов, они не должны превратиться в мусорник. Почему хранилищ должно быть несколько? Потому что всегда с собой носить все списки вы не сможете, поэтому в одном месте, в офисе, вы используете один инструмент сбора, в транспорте – другой, дома – третий. Хорошая идея может прийти в любое время и в любом месте, не желательно ее упускать! Хочется отметить, что собирать можно не только дела, а также просто  информацию, которая может помочь в каких-то делах, такая информация, если ее не записать, может стать «дырой».

Гениальные люди наиболее активны при выполнении самой мелкой работы.
— Леонар

Следующий фактор успеха – опустошение «корзины». Это не значит, что корзина опустошается когда дела уже выполнены, нет, имеется ввиду, что после сбора надо выделить время, чтоб разобраться с тем, что мы имеем, что с этим можно сделать, для чего у нас есть эта заметка, к какому делу ее можно применить, какие дела сделаем сразу, какие позже и так далее. Таким образом, корзина не превратится в свалку, от которой мало пользы. Позднее рассмотрю советы по второй фазе – «прояснение», или как опустошать корзины, минуя необходимость выполнить работу прямо сейчас.